ミニマリストの時短方法を解説
今回の記事では、ミニマリストの私がどのように時短をしているかを解説します。仕事でもプライベートでも使える時短方法です。
ミニマリズムは、服を減らしたり身の回りのモノを最小限に保つことだけにとどまりません。無駄な時間を削って効率化することもミニマリズムを適用できます。
時短方法を身に付けると、物事を効率的に行うことができます。ミニマリストにとって時短をマスターすることは、より良い暮らしをすることに繋がります。
人生には、しなくてはならないタスク必ず少しはあります。しなくてはならないことを時短できれば、あなたにとってその分自由な時間が生まれます。
この自由な時間こそがミニマリストになる意味でもあり、時短をする目的です。
暇な時間が嫌な人が一定数いることは理解していますが、実は暇な時間、自由な時間を作ることは非常に重要なのです。
あなたがしなければならないことに時間を奪われると、趣味や余暇に時間を使うことができなくなります。
逆に自由な時間がたくさんあることによって自分にとって重要なことに時間を使えます。
時短をするメリットは、ミニマリストであるかどうかに関わらず全ての人に価値があります。
例えば、サラリーマンが副業に失敗する理由の大部分が時間が取れないことによる挫折と言われています。
あなたが自由時間を作り出すと、副業やビジネスをするための時間を使うことも可能です。
ミニマリストとして自由な人生を送るためには、あなたは時短をマスターすべきです。
ミニマリストが時短を身に付けるとメリット
ミニマリストが時短の方法を身に着け、時短できるようになると下記のメリットがあります。
- 余分な時間ができると目標を達成できる確率が高まります。
- ストレスを軽減し、モチベーションアップに繋がります。
- 仕事で上手くタイムマネジメントができれば、期限に追われることがなくなります。また、常に業務全体を明確に把握出来るようになりますし、残業をすることもなくなります
ミニマリストの時短の効果的なやり方
実際にどのようにミニマリストの私が、時短しているのか具体的な方法をまとめました。
あらかじめやるべきことを計画すること。
時短の方法の中でも最も重要なのがこれです。あなたのしなければならないタスクを書き出します。
カレンダーや手帳に今日すべきことを書き出してみてください。これは、デジタルでもアナログでも構いません。自分に合った方法にしましょう。
付箋やメモを使ってもいいです。まずは自分のすべきことを書き出すことで、業務全体を洞察します。あなたの頭の中の空き容量を増やしましょう。
書かないと常に脳で記憶しなくてはならず、多くの情報で脳のワーキングメモリーがいっぱいになると他の事を忘れる可能性があります。
常に今日やることを脳内でジャグリングすることはストレスにもなります。リマインダーなどの時間管理アプリを使用しましょう。これもあなたの使いやすいものを使用しましょう。
生産性が高い時間を見つけてください
これは人によって異なります。あなたの生産性が高い時間が朝なら、早起きしましょう。逆に夜なら夜更かししましょう。
生産性の高まる時間を把握して、生産性の高い時間に起きて低い時間には寝てましょう。
他の人から頼まれた仕事を断る
ケースバイケースですが、場合によっては自分の仕事状況を説明して頼まれた仕事を断りましょう。頼まれた仕事を引き受けるとあなたの重要な仕事の期限に間に合わなくなる場合はなおさらです。
仕事の委任、またはトレード
あなたの得意な仕事は何ですか？あなたが苦もなくスピーディーに行える仕事を見つけてください。それを苦手としている人がいたらそれをあなたが代わりにやってあげましょう。
その代わりあなたの苦手な仕事を他の人に依頼してください。職場でも仲間内で仕事をトレードすることはできます。相談してみてください。
嫌な仕事は誰かやってくれる人を探しましょう。進んでやってくれる人が見つかるかもしれません。ビジネス経営者にとっては仕事を他の人に委任することは非常に重要です。業務をアウトソーシングすることを考えましょう。
休憩を入れる
ぶっ続けで仕事をしないでください。一定時間仕事をしたら10分でもいいので休憩を入れてください。休憩を挟むことで生産性が高まります。
休憩中に運動を取り入れることも生産性を向上することに役立ちます。軽い運動でもいいので取り入れてみましょう。
自分がどの業務に時間を使っているかを確認する。
1日の中で時間を無駄に使っているところは必ずあります。仕事であればどこかでロスをしているものです。
自分が何にどれだけの時間を割いているかを確認すると無駄な時間をカットできます。一つ一つのタスクで時間をどれだけ使っているかを記録しましょう。時間管理ツールなどのアプリでチェックすることも可能です。
作業のルーティン化
あらゆる作業をルーティン化してください。できるだけルーティン化し、それを守ることにより作業効率を大幅にアップすることができます。
また、ルーティン化することのメリットはミスを少なくすることです。ルーティン化せずに日によって作業の順序が変われば、何かを忘れる可能性があります。ルーティン化していれば忘れる可能性が低くなります。
顧客に対してメールやチャット、ラインでの対応オプションを提示する
電話応対をすると途中で作業が中断されたり、長話をされたり余分な時間が発生します。
重要でないこと、急ぎでないことについてメールやチャット、ラインで応対できるように顧客に提示しましょう。
電話をできるだけ少なくすることで作業効率が高まります。
ボイスメールを使用する。
ボイスメールを活用しましょう。効果的なボイスメールを使用して、後で一定時間を作って一気に返信しましょう。
例えば、ボイスメールは下記のようなものです。
お電話ありがとうございます。こちらは、株式会社〇〇です。現在、他のお客様と話しているか席から離れております。もし緊急のご用件の場合は、緊急用連絡先〇〇〇へご連絡ください。それ以外の急な連絡でない場合は、ピーっと言う音の後にメッセージを残していただけると幸いです。対応可能になり次第、折り返しご連絡いたします。ありがとうございます。
このようなボイスメールをパーソナライズして微調整しましょう。
予定をエリア毎に集中させる。
仕事でも、プライベートでも予定がいくつもある場合はエリア毎に予定を集中させると時短になります。
例えば極端な話し、6月2日は東京で4件予定があり6月3日は大阪で3件アポイントがあるとします。この予定の日がバラバラだったら何度も行ったり来たりしなくてはなりません。非常に効率が悪くなります。
このような遠方でなくても、予定の行動動線を考えて予定を入れましょう。同じエリアに同じ日程で予定を入れることで時短になるのです。
そのためには、上手くトークで予定を誘導しましょう。特に仕事では曖昧な予定ではなく日程を確定させておきましょう。
例えば、「少し気が早いですが、6月2日の17時30分〜18時30分頃ご予定いかがですか？」とこちらから尋ねましょう。これでOKなら別の案件で同じエリアの予定を前後に入れましょう。
二毛作を意識する
同時に2つのことをするよう意識してみてください。例えば、通勤中に勉強するとか、何らかの作業中に音声を聞くとか。意識すると二毛作できることはたくさんあるので試してみましょう。これによりかなりの時短ができます。
スキマ時間を活用する
ある調査では、仕事上の一人あたりのスキマ時間は平均で1時間9分あると言われています。私は実際にはもっとあるように思います。
このスキマ時間を上手く活用し時短をすることができれば余った時間を有効活用できます。
スキマ時間を上手く活用するには、1分でできる作業は何か？5分でできる作業は何か？10分でできる作業は何か？とあらかじめ考えておくことです。
一度紙に書き出しておきましょう。書き出したタスクをスキマ時間に実行するのです。
また、スキマ時間を有効活用するためには自らスキマ時間を作り出す意識が重要なポイントです。
例えば、会議が17時〜なら15分くらい前に行けばスキマ時間ができます。訪問先に行く時間を少し早めに行けば、スキマ時間ができます。
このようにスキマ時間を積極的に作り出し、そのスキマ時間にあらかじめ書き出したタスクをこなしていくことが肝要です。
資料作成の時短方法
資料作成に時間をかけていませんか？ミニマリストの時短では無駄なことを極力減らし、シンプルにします。
- 既存の資料を活用する
- 次も使えるようマスターを作っておく
- 資料をA4用紙一枚に収まるよう意識する
「既存の資料を活用する」とは、以前自分が作成した資料や会社であれば他の人が作成した資料を活用することです。
場合によっては、文言を少し変更するだけでほとんど労力なく資料を作成することができます。
「次も使えるようマスターを作っておく」とは、次に資料を作成することを見越して汎用性あるテンプレートを作っておくことです。一部の文言を替えればどの相手でも使えるテンプレートです。
これは、メールやラインメッセージなどにも応用できます。メールであれば署名をオプションでいくつか作成し、よく書く文章をテンプレート化しましょう。
ラインであれば、よく打つメッセージをメモ帳などに記載しておいてコピペしましょう。
通勤時間の節約
通勤時間はかなり膨大な時間になります、片道1時間なら往復2時間もかかります。通勤時間というのは、幸福度に大きく影響します。通勤時間について考え治すアイディアを紹介します。
- 職場の近くに引っ越す
- 渋滞しない時間に出勤する
- 公共交通機関を使い通勤中に仕事をする
- リモートワークに移行して通勤時間をゼロにする
タイピングスピードを早める
タイピングスピードを早めることに投資すると、後々相当な時間の節約になります。パソコンのショートカットキーを覚えるのも役立ちます。
